Оформление больничных листов является обыденным процессом при работе любой фирмы.
Это обусловлено тем, что приобретение временной нетрудоспособности работниками предприятия происходит ежегодно, от чего никто не застрахован.
Если сотрудник не может временно выполнять свои должностные обязанности, необходимо оформление больничного листа.
Правильно заполнить необходимо обе части документа, и заполняемая медицинским учреждением, и часть нанимателя. В противном случае, Фонд соцстрахования не выплатит компенсацию при заболевании.
Законодательная база
На государственном уровне существуют определенные правила по заполнению больничного листа, которые касаются работодателя.
Таковыми являются следующие нормативные документы:
- Письмо ФСС РФ №14-03-11/15-8605 – дает ответы на вопросы, касаемо оформления больничных листов нового образца;
- Письмо ФСС РФ №14-03-18/15-12956 – разъясняет отдельные положения про порядок выдачи листов недееспособности, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 №624н (возможность скачать);
- Письмо ФСС РФ №14-03-11/15-16055 – фиксирует описание отдельных вопросов, касаемо нюансов оформления больничных листов.
Как выглядит больничный лист?
С две тысячи одиннадцатого года, на федеральном уровне, была принята единая форма бланка нетрудоспособности, действующая в каждом из регионов Российской Федерации.
Новые больничные листы содержат несколько степеней защиты, позволяющий чётко различать оригинал и подделку, или ксерокопию.
Основными защитными элементами являются:
- Сетчатый фон;
- Наличие водяных знаков;
- Бинарный код;
- Уникальный штрих код, состоящий из двенадцати цифр.
Государственная форма бланка является голубого цвета и рассчитана под считывание специальным аппаратом. Каждая из граф для заполнения оформлена в виде клеточек, отведенных под каждую букву, либо цифру во избежание подделок.
Обратная сторона документа содержит основные советы по порядку заполнения листа и коды, относящиеся к каждой из степеней нетрудоспособности.
Пустой образец для заполнения приведен на картинке ниже.
Скачать бланк можно здесь
Заполненный больничный лист должен выглядеть, как на картинке ниже.
Основные правила заполнения бланка
На сегодняшний день, государство активно отказывается от бумажной формы бланка. В скором времени, планируется ввести электронную систему заполнения больничных листов.
При таком процессе, информация, заполняемая медицинской организацией, сразу будет передаваться в Фонд соцстрахования.
То есть, пациент не будет получать на руки никакой документ. Однако, данная система еще находится на стадии разработки.
Состоянием на две тысячи восемнадцатый год, для уполномоченных граждан, заполняющих бланки, требуется строго соблюдать правила внесения данных в бланк.
В противном случае, специальный сканер не сможет считать данные с заполненного бланка, что влечёт отрицательный ответ ФСС на запрос по предоставлению компенсации по больничному листу.
Гарантировать возмещение средств за дни недееспособности может только правильно оформленный документ.
Государственным законодательством установлены следующие нормы, касаемо правильности внесения данных в выписки:
- Буквенные, или цифровые символы должны располагаться в пределах отведенной ячейки, не касаясь её краев. В одну клеточку вносится один символ;
- Слова вписываются печатными заглавными буквами;
- Что касаемо того, какой ручкой заполнять, то документ полностью оформляется пастой черного цвета. Использование другого цвета не допускается;
- Данные не должны содержать ошибок, а если таковая случилась, или бланк был утерян до передачи его работодателю, то лист выдается повторно;
- На копии документ обязательно должна быть надпись «Дубликат», чтобы отличать её от оригинала, что помогает избежать мошенничества;
- Если ошибку при заполнении допускает работодатель, то неправильная информация попросту зачеркивается. Достоверные данные указываются на обратной стороне листка, подкрепляя их подписью и печатью, подставленной работодателем, а также указывается надпись «Исправленному верить».
Нюансы
Важно понимать, что работнику, получающему бумагу о временной недееспособности, ничего заполнять не требуется. Работа с больничными листами — это дело медицинского учреждения, где лечиться сотрудник, и работодателя, на которого осуществляется трудовая деятельность.
Оформлять данный документ в праве только лица, которые имеют государственную лицензию на осуществление медицинской деятельность.
Таковыми являются:
- Лечащие врачи, стоматологи и фельдшеры;
- Врачи-специалисты научно-исследовательских институтов, в том числе и направления протезирования.
Не имеют права выдавать листы недееспособности в следующих медучреждениях:
- Станция переливания крови;
- Отделения скорой помощи;
- Приемные больниц и лечебниц;
- Медучреждения спецназначения (бюро судмедэкспертов, центры медпрофилактики и медицинских катастроф);
- Здравоохранительные учреждения по защите прав потребителей.
Для работодателя устанавливаются такие же правила, как и для сотрудников медицины. Он обязуется заполнить больничный черной не шариковой ручкой, либо в печатном варианте.
Так, при отсутствии у нанимателя, либо врача, специальной программы для внесения данных в печатной варианте, то они могут вписывать данные от руки, вне зависимости о того, как именно заполнена вторая часть.
Порядок заполнения документа медучреждением
Ниже приводится инструкция по внесению данных в основные строки больничных листков в медучреждении.
| Поэтапный порядок внесения данных | Объяснение |
|---|---|
| Верхняя часть больничного, около штрих-кода, содержит данные о том, первично выдается документ, либо бумага является дубликатом | В случае наличия сразу двух отметок, документ является недействительным. Если указывается «Дубликат», то рядом прописывается номер потерянного больничного. |
| Если заболевание продолжительное – выдается несколько больничных листков, указывается номер предыдущего на каждом последующем документе. | |
| Вписывается наименование и почтовый адрес медучреждения | Промежуток между словами и цифрами должен составлять одну клеточку. Если заполняемые данные не помещаются в клеточки, то допускается сокращение слов. |
| Заполняется дата выдачи документа и регистрационный номер медицинского центра | Номер по госреестру особенно помогает при наличии сокращения названия медучреждения. Юридические лица имеют номер из тринадцати цифр, а индивидуальные предприниматели – пятнадцать. |
| Данные об уходе. Заполняются, если больничный лист выдается при осуществлении ухода за болеющим родственником. | В сроке, отведенной под возрастную категорию, первые две клетки занимает число полных лет, а вторые – количество полных месяцев. Для детей, не достигших одного года, заполняются только вторые две клеточки. Далее идёт код уровня родства. |
| Фиксируется возрастная категория, степень родства и ФИО члена семьи, нуждающегося в уходе | |
| Вносятся данные о пациенте: | |
| ФИО, половая принадлежность и дата рождения | В обязательном порядке требуется проверить правильность вписанных данных. Достаточно часто в данную строку вписывают дату начала больничного листа. |
| Идентификационный код, СНИЛС | Подтверждают личность пациента |
| Причина, по которой выдается больничный (указывается специальным кодом) | Можно найти на тыльной стороне листа |
| Заполняется основная работа, или по совместительству | Данная информация заполняется по словам самого больного. Если больничный выдается для работы по совместительству, то указывается номер листа недееспособности, выданного на основную работу. |
| Название компании, в которой осуществляется трудовая деятельность | Наименование предприятия должно совпадать с зарегистрированным в Фонде соцстрахования РФ, так что потребуется уточнить эту информацию у работодателя. Если больной не может предоставить точную информацию про название организации, то оно остается пустым, а заполняет его наниматель. |
| Далее, указываются временные рамки больничного в таблице «Освобождение от работы», также заполняются данные о лечащем враче и подпись | Для внесения данных о медучреждении может использоваться не полное его название, а аббревиатура. |
| Под вышеупомянутой таблицей доктор вписывает дату, с которой больной может приступить к выполнению трудовых обязанностей. | При продлении больничного листа, в строке «Иное» указывается определенный код, а ниже указывается номер листа недееспособности, выдаваемого в продление. |
| В самом низу раздела ставиться еще одна подпись доктора, а справа – печать медучреждения. Она может быть разной формы и содержать разные надписи, но обязательным является четкая читаемость названия медицинского учреждения | В целях сохранения врачебной тайны, отдельные медучреждения могут ставить печати без профильности клиники. К таковым относятся больницы со специальностями: наркология, психиатрия, центры борьбы с ВИЧ и СПИД и т.д. |
| Осуществляется заполнение корешка лечащим специалистом | Здесь фиксируется минимальное количество данных из ранее заполненных разделов. Также, фиксируется номер истории болезни, дата выдачи документа и подпись самого болеющего. |
Заполнение работодателем
Согласно действующему законодательству, за выплату денежной компенсации при оформлении листков недееспособности отвечает работодатель.
В отведенной ему части бланка, он может делать изменения. Однако, он не имеет права исправлять данные, которые были внесены лечащим врачом.
Если была обнаружена ошибка доктора, заполнявшего документ, то больничный возвращают для замены. В противном случае, лист недееспособности не принимается в органах соцстрахования, и болеющий сотрудник не сможет получить свою компенсацию.
Первоначально требуется сверить сроки предоставления отдыха на лечение, указанные в бланке:
| Причина потери трудоспособности | Длительность больничного |
|---|---|
| При заболевании самого сотрудника | Три и более дней |
| В случае больничного, обусловленного уходом за болеющим ребёнком | До пятнадцати дней |
| При уходе за больным родственником | До пятнадцати дней, с денежной компенсацией за три дня |
| При заболевании, или травме | До тридцати дней. Если потребуется продление – необходимо пройти медицинскую комиссий и получить соответствующее заключение |
| В случае вынашивания ребёнка и родов | Сто сорок дней. Может продлеваться при возникновении осложнений |
Правильное оформление больничного листа компанией, которая предоставляет сотруднику рабочее место, происходит по следующим нормам:
| Поэтапный порядок внесения данных | Объяснение |
|---|---|
| Заполнение данных о предприятии | В ситуации, когда название компании не помещается в доступные клеточки, допускается использование аббревиатур и сокращений слов |
| Разновидность места работы (основная, или по совместительству) | Данная информация заполняется по словам самого больного. Если больничный выдается для работы по совместительству, то указывается номер листа недееспособности, выданного на основную работу |
| В обязательном порядке, заполняется регистрационный номер, присвоенный Фондом соцстрахования | Помогают точно определить организацию, в которой осуществляет свою трудовую деятельность сотрудник, по уникальному номеру |
| Фиксируется идентификационный код и СНИЛС | Точно устанавливают личность болеющего сотрудника |
| Производится подсчёт официального трудового стажа. В обязательном порядке заполняются все клеточки | В случае, если стаж работы меньше одного месяца, то в клеточках проставляются нули. Если имеется не страховой стаж (работа в правоохранительных органах, пожарной охране, или служба в ВС РФ), фиксируется длительность, при её отсутствии – проставляются нули |
| Графа «Н-1» | Фиксируется, если сотрудник потерял трудоспособность следствием производственной травмы |
| Указывается дата, когда сотрудник вернётся к своим должностным обязанностям. | При аннуляции трудового договора – указывается дата начала деятельности |
| Фиксируются данные о заработной плате болеющего работника | Эти данные полагается оформить бухгалтеру компании. Сведения фиксируются, не учитывая подоходный налог. Бухгалтер просчитывает средний заработок в день, после чего фиксирует сумму предоставляемой компенсации по больничному. |
| Проставляются необходимые подписи и печати | Заверить документ своими подписями обязуются управляющий компании и главбух, указывая свои ФИО. При отсутствии бухгалтера – в обоих полях проставляет подписи наниматель. |
Правильно оформив данный документ, кадровику нужно предоставить в Фонд соцстрахования бухгалтерскую выписку со сведениями о количестве средств, необходимых для денежной компенсации по больничному.
В ситуации, если бухгалтер делает ошибку и замечает её, то он может внести корректировки. Единственный нюанс – их должно быть не больше двух.
Пошаговая инструкция с картинками
Все этапы внесения данных в бланк были зафиксированы в таблицах выше. Каждый врач знает как правильно заполнить информацию о больном в листе недееспособности.
Однако, не каждый работодатель понимает, как правильно это сделать. Для простейшего объяснения, ниже будет приведена поэтапная инструкция, подкрепляемая картинками.
Алгоритм заполнения больничного следующий:
Первый этап: вписываем место работы.
Второй этап: выбираем основное место осуществления деятельности, или по совместительству.
Третий этап: указываем регистрационный номер, присвоенный компании в Фонде соцстрахования.
Четвёртый этап: указываем код подчиненности.
Является номером Фонда соцстрахования, к которому относится компания. Федеральное отделение будет содержать четыре цифры, а муниципальное пять.
Пятый этап: вписываем идентификационный код сотрудника.
Шестой этап: заполняем СНИЛС работника, присваиваемый в ПФР.
Седьмой этап: вносим код в строку условий начисления.
Номерные шифры приведены на обратной стороне бланка.
Денежная компенсация начисляется по-другому в следующих ситуациях:
- Код 43 – радиационное поражение;
- Код 44 – граждане, трудящиеся на территории Крайнего Севера;
- Код 45 – лица, с присвоенной группой инвалидности;
- Код 46 – граждане, трудовой стаж их меньше шести месяцев;
- Код 47 – лица, заболевшие в срок до тридцати дней с даты расторжения трудового договора;
- Код 48 – граждане, нарушившие режим по уважительным причинам;
- Код 49 – сотрудники, имеющие инвалидность, которые болеют больше четырёх месяц подряд;
- Код 50 – работники, с присвоенной группой недееспособности, болеющие более пяти месяцев в год;
- Код 51 – сотрудники, имеющие неполный рабочий день.
Восьмой этап: вносятся данные в строку «Н-1», заполняемую при получении производственной травмы.
Если болезнь не связана с рабочим процессом, то поле остается незаполненным.
Девятый этап: заполняются клеточки с информацией о дате начала работы.
Десятый этап: вписывается общий страховой стаж гражданина.
Одиннадцатый этап: заполнение нестрахового периода.
Двенадцатый этап: вписывается период, в который начисляется пособие.
Тринадцатый этап: фиксируется средний заработок для начисления пособия.
Четырнадцатый этап: заполняется средний дневной заработок.
Пятнадцатый этап: прописывается сумма компенсации, предоставляемой из средств нанимателя.
Шестнадцатый этап: фиксируется сумма возмещения средств из Фонда соцстрахования.
Семнадцатый этап: подсчитывается общая сумма начисления.
Восемнадцатый этап: записывается печатными буквами фамилия и инициалы управляющего компании.
Девятнадцатый этап: таким же образом вносятся данные о главбухе.
Двадцатый этап: документ заверяется печатью управляющего.
Какие ошибки часто допускают?
Наиболее распространенными нарушениями, при внесении данных в бланки недееспособности являются:
- Не допускается складывание, или смятие заполненного листа;
- Проставленные на документе печати не должны попадать на информацию в ячейках. В противном случае, сканер не сможет считать данные и пособие не выплатят;
- При превышении срока болезни более тридцати дней, продление возможно только после обследования экспертной комиссии;
- Обязательно должны быть все печати и подписи;
- Помимо подписи и печати лечащего врача, должны присутствовать печати и подписи начальников медучреждений.
Заключение
Пока в государстве до конца не разработана система внесения данных по больничным листам в электронном виде, законодательством предписано соблюдение норм по заполнению бумажных бланков листов недееспособности.
Требуется строго придерживаться правил, так как при их нарушении, Фонд соцстрахования попросту не начислит положенную денежную компенсацию за оформление больничного.
Сам сотрудник ничего в данный бланк не вносит, но должен контролировать правильность заполнения данных сотрудниками медучреждений и своим работодателем.
